Outlook und andere Tools zur E-Mail-Archivierung

[Alana]

Hallo zusammen,

ich habe viele wichtige Mails und möchte diese zur Dokumentation offline speichern. Archivieren als eine Datei ist gut, aber eigentlich möchte ich sie offline verfügbar haben, in Ordnern genau wie im E-Mailprogramm. Bei Outlook habe ich das Problem, dass es immer die Ordner synchronisiert und ich nicht weiß, wie ich es einstelle, dass es die neuen Mails nur runterlädt, nicht aber die alten, die nicht mehr im gmx Postfach sind, auch auf der Festplatte löscht. Soll heißen: was einmal auf der Festplatte ist, soll Outlook nicht anfassen, es sei denn natürlich, ich lösche es von Hand. Kann mir jemand helfen, das einzustellen? Ich blicke da echt nicht durch.

Generell finde ich outlook äußerst unkomfortabel und nervig. Falls jemand einen guten Tipp für ein simples, gutes Programm hat, wäre ich dankbar. Ich brauche eigentlich nur:

- Mails von gmx runterladen
- Ordnerstruktur für Mails, in denen ich sie archivieren kann
- Funktion zum Archivieren aller Mails samt Ordnerstruktur, um sie gelegentlich als eine Datei auf einer externen Festplatte zu speichern

Danke schon mal für Hilfe mit Outlook und vielleicht für Tipps.

[caity]

Hallo meine Liebe,

mein Freund schwört ja auf Thunderbird. Leider ist das noch nicht für Windows 10 verfügbar. Mit welchem Windowsprogramm arbeitest du denn?

Lg,
caity

[Alana]

Ja, davon habe ich auch schon gelesen. Ich habe Windows 7.

[caity]

Dann müsste das ja eigentlich gehen. Ich kann ihn gerne nochmal fragen, ob das offline speichert und wo man das am besten herunter lädt. Dann schicke ich dir gleich noch einen Link.

[Alana]

Das wäre super, danke.

[caity]

So, entweder Chip oder am besten hier: https://www.mozilla.org/de/thunderbird/
Und die Standardeinstellung ist wohl, dass es offline speichert

[Alana]

Also synchronisiert es nicht, sondern lädt nur runter? Danke schon mal, ich gucke es mir mal an.

[Cooky]

Thunderbird läuft ansonsten auch schon auf Windows 10. Zumindest auf meinem wunderbar.

Du kannst die Nachrichten runterladen und per Filter sogar thematisch in neuen Ordnern sortieren, wenn du das möchtest.
Synchronisiert wird nicht.

[Thaliope]

Beim Thunderbird kann man auf jeden Fall einstellen, ob es synchronisieren oder nur runterladen soll ... Auf dem neuen Rechner hab ich ewig gebraucht, bis ich die Einstellung gefunden habe, ich glaube, das entscheidende Haekchen ist unter Kontoeinstellungen, nicht in den Ordnereigenschaften. Da kann man irgendwo angeben, ob und wann EMails geloescht werden sollen.

[cryphos]

Ich nutze diverse Mailclients, darunter verschiedene Versionen von Outlook und Thunderbird. Zur Archivierung der relevanten Mails nutze ich die Software Mailstore. Diese ist für den privaten Anwender kostenlos.
Mit der Software kann man E-Mails aus Outlook, Thunderbird und einigen anderen Clients archivieren, und innerhalb der Software lesen. Man kann aber auch das Mailarchiv in einem beliebigen Client wiederherstellen. So ist es z.B. möglich Mails aus Outlook zu archivieren und in Thunderbird das Archiv einzufügen.
Lotus Notes wird leider nicht unterstützt.

[Alana]

Danke euch! Ich habe jetzt Thunderbird runtergeladen und auch festgestellt, wo mein Fehler mit Outlook lag. Ich habe den Unterschied zwischen IMAP und POP3 nicht kapiert. Bei IMAP greift das Programm (auch Thunderbird) einfach auf den Server zu und zeigt in Echtzeit an, ohne etwas runterzuladen. Alles, was man im Programm macht, wird auch auf dem Server gemacht, klar. Bei POP3 wird runtergeladen und alles, was man im Programm macht, wird nur auf dem Server gemacht, wenn man "synchronisieren" einstellt. Das Problem: Bei POP3 wird in GMX nur der Posteingang runtergeladen, die anderen Ordner werden nicht mal angezeigt. Ich habe jetzt also IMAP eingestellt und mir unter "Lokale Ordner" noch mal alle Ordner angelegt, die ich in gmx habe. Die Mails aus dem IMAP bereich kann ich einfach per Copy und Paste in die Ordner kopieren, woraufhin sie heruntergeladen werden und dann offline zur Verfügung stehen. So habe ich die Mails offline gesichert. Jetzt müsste ich nur noch nachschauen, ob ich diese Lokalen ordner jetzt einfach auf eine externe Festplatte ziehen kann.

@cryphos: Mailstore sehe ich mir an, danke.

[Alana]

Ihr Lieben, ich habe ein Problem mit Thunderbird. Aus irgendeinem Grund ist mein gmx Posteingang leer, was eine Katastrophe ist, weil da viele wichtige Mails liegen. Ich habe zum GLück alle Mails in Thunderbird vorgefunden und gleich in lokalen Ordnern abgelegt. Mails sind also da. (Ich habe allerdings den Verdacht, dass TB auch an dem Malheur Schuld ist, ich benutze es nämlich selten, vor ein paar Tagen hatte ich aus Versehen drauf geklickt und ungefähr seitdem sind die Mails weg. Aber gut.) Nun meine Fragen:

1. Kann ich die Mails durch Thunderbird irgendwie wieder ins gmx account hochladen?

2. Wie kann ich lokale Ordner auf einem USB Stick speichern? Ich finde dazu nur widersprüchliche Angaben bzw. nicht funktionierende Downloads. Danke.

[Volker]

Hm.... eigentlich hast Du das durch Deine vorherige Mail schon beantwortet:

• IMAP greift "von Ferne" auf den Server zu und arbeitet auf dem Server (plus ggfs. lokale Zwischenkopien, dass das schneller ist)
• POP3 holt die Mails ab und löscht sie auf dem Server

Beim Verschieben ("'Rüberziehen") von Mails vom IMAP auf lokale Ordner - und auch umgekehrt werden die Mails dann auch bei IMAP auf das Ziel verschoben bzw. bei gedrückter Ctrl/Strg-Taste auch kopiert. So kannst Du dann Mails manuell aus Deinem Postfach abholen und bei Dir lokal archivieren (dann Backups nicht vergessen!)

Deine Beschreibung deutet arg darauf hin, dass parallel zum IMAP immer noch ein POP3 konfiguriert ist und die Daten vom Server herunterzieht (und dort löscht). Schau' mal in Deiner Thunderbird-Konfig nach (=> Extras => Konten-Einstellungen) da dürften dann zwei Konten angegeben sein).

Ebenso kannst Du dort nachschauen, wo Deine lokalen Mails gespeichert werden (=> Extras => Konten-Einstellungen => lokale Ordner
Einfach den entsprechenden Ordner komplett samt Unterverzeichnissen kopieren.

Der Vorteil von Thunderbird (und anderen mailern mit Unix-Ursprüngen) gegenüber Outlook ist, dass die Mails als Textdateien gespeichert werden und man diese mit einem einfachen Editor oder auch Word öffnen kann, wenn's mal nötig ist (weil z.B. mal teilweise kaputt). Das mbox-Format ist zwar nicht das Schickste unter der Sonne, aber jedes Programm kann damit arbeiten und man kann es notfalls per Texteditor geraderücken - oder zumindest die Daten 'rauskratzen.

[Alana]

Hi,

also ich verstehe gerade nur Bahnhof, sorry. Ja, ich habe zwei Konten, weil Thunderbird über IMAP nur den Posteingang abruft. Damit er auch die anderen Ordner abruft, habe ich noch POP3. Aber ich mache nichts in Thunderbird, ich kopiere (nicht verschiebe!) nur Mails in den Lokalen Ordner, um sie dort zu sichern, ich lösche dort keine. Trotzdem löscht Thunderbird jedes Mal meine alten Mails auf gmx. Kann man das nicht irgendwie generell ausschalten? Ich bin gerade echt etwas verzweifelt, mein Thunderbird hat nämlich nirgendwo Synchonisationseinstellungen oder jedenfalls finde ich sie nicht dort, wo sie sein sollten. So langsam wünsche ich mir, ich wäre bei Outlook geblieben, jetzt sind meine ganzen Mails von gmx auf meiner Festplatte, und auf gmx nicht mehr, das ist total ärgerlich. Kriege ich dir irgendwie wieder zurück zu gmx?

Edit: ah, ich glaube, jetzt habe ich es. Jetzt bleibt eigentlich vor allem die Frage, ob ich die alten Mails wieder zu gmx zurück kriege.

Danke dir.

Ebenso kannst Du dort nachschauen, wo Deine lokalen Mails gespeichert werden (=> Extras => Konten-Einstellungen => lokale Ordner
Einfach den entsprechenden Ordner komplett samt Unterverzeichnissen kopieren.

Das heißt, ich muss nur den Ordner auf der Festplatte finden, kann den dann einfach auf einen Stick ziehen und kann später die Mails notfalls mit word angucken?

Dabei habe ich das Problem, dass er mir anzeigt, der Lokale Ordner wäre in Users/../AppData/... gespeichert. Diesen Ordner gibt es dort aber nicht, das heißt, er wird wahrscheinlich nicht angezeigt, wie ging das noch mal, dass ich den anzeigen lassen kann?

[Luna]

Datei > Ordner und Suchoptionen ändern > Anzeige > Versteckte dateien und Ordner > ... anzeigen

Oder oben in die Leiste clicken und das AppData manuell eingeben.
Man muss aber immer zwei Ordner sichern - aber wenn man das hat, dann kann man Mails und Einstellungen wunderbar sichern und auch auf andere systeme migrieren.